Assistant/assistante de direction générale des services

Au cœur du Finistère, le Parc naturel régional d'Armorique s'étend des monts d'Arrée jusqu'aux îles de l'Iroise, en passant par la vallée de l'Aulne, la rade de Brest et la presqu'île de Crozon.

Le Parc poursuit cinq grandes missions :
- Protéger les patrimoines naturels comme les landes, les tourbières, les bancs de maërl, ou les bocages et ainsi préserver les services qu'ils nous rendent ;
- Accompagner les producteurs, agriculteurs, hébergeurs, artisans, guides, musées afin de concilier protection de l'environnement et développement économique & social ;
- Sensibiliser les habitants, visiteurs, scolaires, acteurs économiques parce que l'on protège mieux ce que l'on connaît ;
- Expérimenter pour imaginer des modes d'action innovants ;
- Aménager le territoire pour revitaliser les centres-bourgs, encourager les modes de mobilité douce, soutenir un tourisme durable ...

Il comporte à la fois des équipes basées au Faou, sur le domaine de Menez Meur à Hanvec, domaine qu'il gère ainsi que sur Ouessant, pour la gestion de l'écomusée et pour des missions en lien avec les espaces naturels.

A la suite d'un départ à la retraite, le parc recrute un ou une Assistant/assistante de direction générale des services.

Au sein de la direction générale des services, l'assistant/assistante de direction exercera son activité sous l'autorité du Directeur général des services.

Les missions s'articuleront de la façon suivante :

* Apporte une aide permanente au directeur général des services en termes d'information, d'accueil, d'organisation, de communication, de classement et suivi de dossiers :
- Gère l'agenda, prépare et organise les réunions et rendez-vous, rappelle les informations importantes et transmet les messages, organise certains déplacements,
- Réalise le suivi de certains projets et activités de la direction générale,
- Réalise et centralise des comptes-rendus relatifs à la direction,
- Constitue et met à jour les dossiers,
- Assure la bonne circulation de l'information au sein du Parc ou avec les autres assistants/assistantes

* Organise l'agenda de la Présidente et des Vice-présidents

* Assure le secrétariat de la direction générale et apporte des appuis aux directions Ressources et Sensibilisation/mobilisation

* Réceptionne et gère l'information de niveau Présidence / direction générale

* Planifie et organise les réunions des instances :
- Met à jour les fichiers élus des instances,
- En lien avec les directions et la directrice générale adjointe, rédige puis envoie les convocations, prépare puis envoie les dossiers, dans le respect des délais de transmission nécessaires,
- Suit la préparation des réunions, s'assure de l'atteinte du quorum, prépare, en lien avec les directions et la directrice générale adjointe, les supports de présentation,
- Prépare les délibérations puis les transmet au contrôle de légalité
- Rédige les comptes-rendus et relevés de décisions, les diffuse.

* Participe au fonctionnement et à la mise en œuvre des activités du Parc
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique
- Assure le suivi de tableaux de bord
- Assure la gestion du courrier de la collectivité
- Coordonne les assistantes du Parc (2 autres assistants/assistantes) et est amené à les suppléer pendant leur absence pour assurer la continuité de service (accueil téléphonique, orientation des personnes etc.)
- Réalise et diffuse les tableaux de permanence téléphonique du CODIR

Profil souhaité :

* niveau BTS - assistante de direction ou équivalent apprécié,

Compétences et savoirs requis :

* Maîtrise des techniques de secrétariat,

* Maîtrise des outils de bureautiques,

* Connaissance approfondie du fonctionnement des collectivités territoriales et notamment de la gestion de leurs instances ;

* Connaissance des techniques de prise de notes

* Être à l'aise avec différents logiciels, plates-formes et avec les outils numériques en général

Savoir-être / Qualités, Aptitudes :

* Sens de l'écoute et de la communication,

* Disponibilité, réactivité

* Qualités d'expression écrite et orale,

* Esprit d'analyse et de synthèse,

* Autonomie, anticipation

* Force de proposition,

* Confidentialité, discrétion,

* Capacité à travailler dans des délais contraints,

* Capacité d'adaptation