ADSEA29 secrétaire de formation ITES

L'Association pour la Sauvegarde de l'Enfance, de l'Adolescence
et des Adultes du Finistère,
gérant des services et établissements dans le secteur de la formation, du socio-éducatif,
du médico-social de l'insertion et de la prévention

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Pour l’Institut de formation au Travail Educatif et Social (ITES) site de Quimper

Un Secrétaire de Formations (H/F)

Pôle animation et accompagnement du quotidien / accueil

CARACTERISTIQUES DU POSTE

Référence :                   Convention Collective 15 mars 1966

Type de contrat :           CDD

Date d’embauche :        10 février 2025 au 10 février 2026

Temps de travail :         0,40 ETP (soit 60 heures et 40 minutes par mois, 14 heures par semaine)

Poste basé à l’ITES de QUIMPER

MISSION 

Sous la responsabilité de la Directrice, et sous l’autorité déléguée du Responsable de Pôle, vous exercez votre mission en Secrétariat administratif et pédagogique des formations du pôle « Animation et accompagnement du quotidien » sur le site de Quimper.Votre rôle est d’assurer le secrétariat en lien avec l’équipe pédagogique pour assurer l’organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en œuvre. Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires du pôles et des autres sites de l’ITES et participez activement à la vie de l’établissement.

Votre activité s’organise autour des domaines suivants :

-           Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement, suivi des présences, attestations de formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire….) ; veille, préparation et diffusion de toute information utile au bon déroulement de l’organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants…) ; participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l’équipe pédagogique et le Responsable de pôle.

-           Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents (supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d’émargement, attestations, tout document utile au suivi…), classement, archivage.

-           Démarche qualité : collecte et actualisation de tout document utile à la démarche qualité ; identification des points de progrès et proposition de pistes d’amélioration.

-           Accueil : participation à l’accueil physique et téléphonique du site de Quimper.

COMPETENCE ET EXPERIENCES ATTENDUES

-           Formation initiale en secrétariat, niveau 4 exigé

-           Expérience exigée et réussie dans le secrétariat pédagogique au sein d’un organisme de formation

-           Bonne maîtrise des outils bureautiques

-           Rigueur dans la gestion de volumes importants de données

-           Anticiper, planifier et adapter de manière autonome l’activité pour garantir les échéances

-           Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes

-           Le sens de l’accueil, de l’écoute, le goût du contact, la disponibilité et la confidentialité sont autant de qualités attendues dans l’exercice de cette mission de secrétariat

POSTE

CDD, 0,40 ETP, du 10/02/2025 au 09/02/2026, classification selon grille CCN 66, situé à QUIMPER

Entretiens le 04 février 2025 à L’ITES site de Quimper.

ENVOI DES CANDIDATURES

Adresser par mail, lettre de motivation + C.V. avant le 29 janvier 2025 à

Hélène GUILLAMOT (directrice de l’ITES) par mail : h.guillamot@ites-formation.com

Copie à Xavier PENILLEAULT, (attaché de direction) par mail : x.penilleault@ites-formation.com