Assistant / Assistante de direction de la directrice éducation, enfance et jeunesse
La direction de l’enfance, de l’éducation et de la jeunesse a pour objectif de mettre en œuvre des politiques dans le domaine de l’éducation et de l’enfance.
Missions principales du poste : Assister le directeur dans ses fonctions et assurer le secrétariat des dossiers de la direction éducation enfance ainsi que le suivi administratif des dossiers transversaux de la direction.
Assister le directeur éducation-enfance et les cadres de la direction et le directeur général adjoint Population (en remplacement)
- Organiser l'agenda du directeur, gérer les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités et coordonner les agendas des cadres de la direction, procéder aux réajustements nécessaires le cas échéant.
- Mise en place de réunions en interne et avec les partenaires et assurer l'organisation matérielle (réservation de salle, de véhicule, vidéoprojecteur ...),
- Assurer l'accueil physique et filtrer les appels téléphoniques
- Renseigner et diriger les interlocuteurs internes et externes,
- Rédiger des notes, courriers et élaborer les comptes rendus de réunions,
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique,
- Gérer le courrier du directeur (chrono-courrier, enregistrement, diffusion...)
- Réception et traitement des mails,
- Mise à jour régulière du mémento d'urgence et d'info-crues,
- Piloter la diffusion des informations, des procédures et des dossiers auprès des cadres de la direction et faire la synthèse des demandes si retour,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Assurer le remplacement du collaborateur administratif du directeur général adjoint Population.
Instruction et gestion de dossiers :
- Instruction, suivi et validation des demandes de stages pratiques BAFA,
- Effectuer une veille juridique concernant les secteurs éducation et enfance,
- Participer à l’élaboration du rapport d’activité,
Responsabilités et missions sécurité intégrées aux activités précitées :
Coordination auprès des cadres de la direction éducation-enfance.
Vous maitrisez les outils et les techniques de bureautiques et vous avez des connaissances en communication administrative.
Vous avez des compétences rédactionnelles et organisationnelles. Vous êtes en capacité d'évaluer et de prioriser les demandes.
Vous êtes polyvalent(e), réactif(ve) et rigoureux(se). Vous faites preuve d'écoute et de discrétion.