Assistant de Direction H/F
Depuis le 5 avril 2023, l'activité liée au stationnement payant de la ville est gérée par une Société Publique Locale (Brest'aim SPL) créée par Brest Métropole et la Ville de Brest.
Les services support de Brest'aim interviennent au sein d'un Groupement d'Intérêt Economique (Brest'aim GIE) sur des missions administratives, informatiques et financières pour le compte de Brest'aim SEM et de Brest'aim SPL.
L'ensemble de ces 3 entités sont réunies au sein de l'Unité économique et sociale Brest'aim (UES Brest'aim), qui fait de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) la colonne vertébrale de son plan stratégique 2022-2027.
Dans la perspective d'une nouvelle organisation, Brest'aim GIE recrute son.sa futur.e Assistant.e de direction.
Sous la responsabilité du Directeur général, vous apportez un appui opérationnel auprès de la direction générale et prenez en charge l'ensemble des missions administratives qui lui sont liées.
Vous assistez le Directeur général dans toutes ses missions et apportez votre soutien organisationnel aux membres du Comité exécutif (COMEX).
Plus précisément, et au-delà des activités habituellement dévolues à la fonction (tenue des agendas, préparation des courriers et dossiers, organisation des déplacements, secrétariat téléphonique), vous prenez en charge l'organisation, l'administration et la logistique des réunions de gouvernance initiées par la Direction générale, et notamment du Comité exécutif (COMEX), Comités d'orientation des Directions déléguées, Conseils d'administrations et Assemblées générales de la société et de sa filiale OIDR.
A ce titre, vous établissez le planning, diffusez les convocations et suivez le respect du quorum, rédigez en temps réel les comptes-rendus et procès-verbaux.
Vous tenez à jour le fichier VIP de Brest'aim, que vous partagez avec le service communication interne et institutionnelle.
Par ailleurs, vous participez à l'élaboration des offres et des dossiers de candidatures pour les Délégations de Services Publics (téléchargement, suivi du planning, relance, etc.).
Enfin, vous assurez le binôme de l'accueil du siège de Brest'aim en l'absence de la chargée d'accueil, et en tenez compte lors de votre prise de congés.
Autonome dans vos différentes missions, vous faites preuve de proactivité pour anticiper les besoins liés aux différents temps de l'agenda du Directeur général.
Au coeur de la Direction générale et des services supports, vous appréciez également de travailler en transversalité et en coordination avec les autres directions et services, mais aussi avec l'ensemble de nos partenaires. Vos qualités relationnelles, votre sens de l'écoute et de la diplomatie seront pour cela des atouts indispensables.
Votre rigueur, votre sens des responsabilités et vos capacités organisationnelles vous permettent de gérer l'urgence avec sang-froid et de garantir le respect des délais associés à vos activités.
Rompu.e à l'usage des logiciels métiers et bureautiques que vous utilisez au quotidien, vous avez également une parfaite maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit.
Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire au sein duquel votre discrétion et loyauté sont reconnues.